domingo, 30 de mayo de 2010

Informes Gerenciales

IMPORTANCIA DE LA OBTENCIÓN DE LOS INFORMES.

Para que se puedan tomar decisiones se necesita contar información confiable y oportuna.

Los sistemas administrativos de información rápidamente se han vuelto indispensables para la planeación de la toma de decisiones por parte del contralor, por lo que es indispensable que los que elaboran informes gerenciales comprendan como se debe diseñar, implementar y administrar esos sistemas de elaboración de informes.

El presente material presenta un lineamiento y las características indispensables que deben cubrir los informes gerenciales para que cumplan con su objetivo.

COMO PREPARAR INFORMES GERENCIALES

Una buena comunicación es muy importante para los administradores por dos razones:

· La comunicación es el proceso por el cual se cumplen las funciones administrativas de planeación, organización, dirección y control.

· La comunicación es la actividad en la que los administradores dedican una abundante cantidad de tiempo.

En el momento en el que vivimos, la administración se torna cada vez más difícil y sofisticada. En este ambiente los sistemas administrativos de información y en especial, los informes que se emiten en base a los mismos, juegan un papel muy importante ya que proporcionan los elementos que apoyan las principales decisiones que afectan el futuro de las empresas o entidades. Por esta razón, la función de “elaborar informes gerenciales”, cobra especial importancia en la administración estratégica dentro de la organización.

Es por eso que al elaborar informes gerenciales se deben observar los siguientes aspectos importantes.

· Calidad de la información: Cuanto mas exacta sea la información contenida en los informes mejor será su calidad y los administradores podrá recurrir a ellos con más confianza cuando tomen una decisión.

· Oportuna: Los informes deben estar disponibles para ser considerados por la persona indicada en el tiempo indicado para la acción apropiada.

· Cantidad de información: Para que se puedan tomar decisiones acertadas y oportunas, es indispensable que los informes cuenten con suficiente información, cuidando de no saturarlos de datos irrelevantes e inútiles, ya que pueden ocasionar que los informes se vuelvan confusos, provocando decisiones equivocadas.

· Relevancia de la información: La información contenida en los informes debe contener los hechos que mejor permitan al usuario tomar decisiones en relación a los objetivos que se persiguen, incluyendo hechos importantes que puedan afectar la decisión o el curso de acción adoptado.

Para la presentación de informes es importante considerar los siguientes puntos:

Ø Adaptar el informe al destinatario.

Ø Adaptar el informe al organigrama.

Ø Mantener la cantidad de informes al mínimo.

Ø Elaborar informes oportunos.

Ø Utilizar informes de acción.

Ø Incluir solo datos esenciales.

Ø Emitir informes con anticipación.

Ø Recalcar la responsabilidad.

Ø Estandarizar la presentación, los formatos, etc.

Ø Simplificar y clarificar.

Ø Indicar comparaciones, proporciones y tendencias.

Ø Utilizar ayudas visuales.

Ø Controlar la distribución.



viernes, 21 de mayo de 2010

Los sistemas de información gerencial

Los sistemas de información gerencial: son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración.

Los últimos años se han caracterizado por un substancial crecimiento en la instalación de sistemas de información diseñados para el manejo integral de los recursos corporativos esta se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones. y se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo avanza la compañía hacia las metas establecidas.

jueves, 20 de mayo de 2010

La Comunicación: Es un medio de conexión para transminitir un mensaje.

La comunicación es un elemento básico de la sociedad en general. El proceso comunicativo está constituido por una multitud de elementos, materiales y humanos, acorde con el nivel de estructuración de la sociedad de la que formamos parte.

La Comunicación satisface tres necesidades básicas del ser humano:
- Informar o informarse,
- Agruparse para conseguir metas comunes, y
- Establecer relaciones interpersonales .


La comunicación implica la transmisión de una determinada información. La información como la comunicación supone un proceso; los elementos que aparecen en el mismo son:
  • Código. El código es un sistema de signos y reglas para combinarlos, que por un lado es arbitrario y por otra parte debe de estar organizado de antemano.
  • El proceso de comunicación que emplea ese código precisa de un canal para la transmisión de lasseñales. El Canal sería el medio físico a través del cual se transmite la comunicación.
  • En tercer lugar debemos considerar el Emisor. Es la persona que se encarga de transmitir el mensaje. Esta persona elije y selecciona los signos que le convienen, es decir, realiza un proceso de codificación; codifica el mensaje.
  • El Receptor será aquella persona a quien va dirigida la comunicación; realiza un proceso inverso al del emisor, ya que descifra e interpreta los signos elegidos por el emisor; es decir, descodifica el mensaje.
  • Naturalmente tiene que haber algo que comunicar, un contenido y un proceso que con sus aspectos previos y sus consecuencias motive el Mensaje.
  • Las circunstancias que rodean un hecho de comunicación se denominan Contexto situacional (situación), es el contexto en que se transmite el mensaje y que contribuye a su significado.
Diagrama de la infomación

EMISORF. expresiva MENSAJEF. poética RECEPTORF. apelativa

CANALF. fática

CÓDIGOF. Meta lingüística